Informace o zpracování osobních údajů
Tímto dokumentem poskytuje společnost Medinox s.r.o., se sídlem Svatoborská 1396/99a, 69701 Kyjov IČO 27758320, zapsaná v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 56975 (dále jen správce) informace o zpracování osobních údajů. Při zpracování osobních údajů se správce řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), zkráceně GDPR (General Data Protection Regulation) a právními předpisy České republiky.
Správce
Medinox s.r.o., se sídlem Svatoborská 1396/99a, 69701 Kyjov, IČO 27758320, zapsaná v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 56975
Kontaktní údaje správce:
poštovní adresa: Svatoborská 1396/99a, 69701 Kyjov
e-mail: zakazky@medinox.cz
telefon: +420 607 269 254
datová schránka: 498heer
Pověřenec na ochranu osobních údajů
Správce není povinen zřídit pověřence pro ochranu osobních údajů.
Způsob zpracování osobních údajů
Osobní údaje zákazníků a obchodních partnerů jsou zpracovávány pouze takové, které správci poskytují zákazníci nebo obchodní partneři v souvislosti s uskutečněním vzájemné spolupráce. Osobní údaje jsou v takovém případě využívány zejména za účelem uzavření smlouvy, při jednáních o její změně a případně také o ukončení smlouvy a dále pro účely fakturace. Osobní údaje jsou rovněž využívány za účelem realizace předmětu takové vzájemné spolupráce (předmětu smlouvy).
V případě zákazníků a obchodních partnerů jsou zpracovávány zejména následující osobní údaje:
jméno a příjmení (v případě podnikající fyzické osoby nebo pokud kontaktní osoby nebo osoby oprávněné jednat v rámci konkrétního obchodního vztahu);
e-mailovou adresu (zejména u kontaktních osob a osob oprávněných jednat za obchodního partnera v rámci konkrétního obchodního vztahu);
telefon (zejména u kontaktních osob a osob oprávněných jednat za obchodního partnera v rámci konkrétního obchodního vztahu);
fakturační údaje (zejména IČO u podnikajících fyzických osob).
Osobní údaje, které jsou zpracovávány získává správce přímo od zákazníků nebo obchodních partnerů při uzavírání smlouvy či v průběhu trvání smluvního vztahu, popřípadě v rámci sledování činnosti v rámci webových stránek správce anebo v rámci vedení individuální komunikace (písemné či telefonické). V odůvodněných případech (zejména při vymáhání dlužných částek) vyhledává správce informace i z otevřených zdrojů, seznamů a rejstříků jako je obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík atd.
V případě zákazníků a obchodních partnerů správce je hlavním důvodem zpracování osobních údajů poskytování služeb, o které projevili zájem a za účelem účelem uzavření a plnění smlouvy. Osobní údaje dále správce využívá za účelem vyjednávání případných změn vzájemného obchodního vztahu nebo jeho ukončení. Osobní údaje dále správce zpracovává za účelem:
zlepšení kvality služeb a vývoje nových;
výběr a zobrazování pouze reklam na základě zájmů návštěvníka webových stránek (včetně remarketingu a behaviorální reklamy), a to vše v přiměřeném rozsahu;
výběr a zobrazování obsahu na základě preferencí (personalizace obsahu zobrazované webové stránky);
zodpovězení dotazu zaslaného prostřednictvím kontaktního formuláře či sděleného telefonicky;
evidence a pro administrativní účely;
vymáhání pohledávek;
fakturace;
vedení účetní evidence a plnění dalších zákonných povinností;
ochraně práv správce (např. pro případ soudního sporu týkajícího se služeb správce, případně ochrany práv třetích osob);
plnění povinností podle zvláštních právních předpisů.
Zpřístupnění osobních údajů dalším stranám
Osobní údaje správce chrání. Správce si vybírá takové obchodní partnery, kterým data poskytuje a kteří jsou schopni zajistit takové technické a organizační zabezpečení osobních údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům či k jejich jinému zneužití. Ochrana dat je prioritou správce. Všichni partneři správce jsou vázáni povinností mlčenlivosti a nesmějí využít poskytnuté údaje k žádným jiným účelům, než ke kterým je správce zpřístupnil. Třetími stranami, které mohou mít přístup k osobním údajům tak dle povahy služby jsou:
osoby, kterým správce poskytuje údaje za účelem analýzy návštěvnosti webových stránek;
osoby, které zajišťují pro správce technický provoz určité služby či provozovatelé technologií (zejména IT služeb);
provozovatelé reklamních systémů v souvislosti s cílenou reklamou;
dalším poskytovatelům právních, administrativních a technických služeb, které využívá správce pro zajištění plnění smluvních povinností vůči zákazníkům a obchodním partnerům.
Za určitých, přesně definovaných, podmínek je správce povinnen některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů např. Policii ČR, popř. jiným orgánům činným v trestním řízení včetně specializovaných útvarů (ÚOOZ, Celní správa atd.) a dalším orgánům veřejné správy.
V souvislosti s poskytováním služeb některých ze shora uvedených třetích osob (zejména jde o poskytovatele provádějící analýzu návštěvnosti našich webů, provozovatele reklamních systémů v souvislosti s cílenou reklamou a tzv. remarketingem, provozovatele sociálních sítí prostřednictvím jejich aplikací dostupných na našich webových stránkách atd.) může docházet k umísťováním prvků umožňující sbírání osobních údajů či sledování chování uživatelů na webových stránkách správce ze strany těchto třetích osob. Správce nemá kontrolu nad zpracováváním údajů získaných těmito třetími osobami prostřednictvím jejich služeb a aplikací. Pro bližší informace ohledně způsobu a rozsahu zpracovávání osobních údajů je třeba se obrátit na tyto osoby provozující služby na webových stránkách správce.
Správa cookies
Více informací o správě cookies zde.
Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje zákazníků nebo obchodních partnerů zpracovává správce po celou dobu trvání smluvního vztahu nebo po celou dobu trvání vzájemného obchodního vztahu a následně po dobu přiměřenou k ochraně práv správce, uplatnění nároků z vadného plnění či odpovědnosti za způsobenou škodu. Konkrétní doba zpracování vyplývá rovněž z účelu, pro který se konkrétní osobní údaje zpracovávají. Správce upozorňuje, že osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služby, resp. pro splnění všech povinností správce, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy či z obecně závazných právních předpisů musí správce zpracovávat bez ohledu na udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi.
Údaje získané prostřednictvím kontaktního formuláře, resp. získané v souvislosti se zasláním dotazu sbírá a ukládá správce po dobu 6 měsíců od získání těchto údajů. V případě obchodních partnerů jsou osobní údaje uchovávány po dobu vzájemné obchodní spolupráce a následně po dobu nezbytnou k ochraně práv správce nebo práv třetích osob a pro účetní a evidenční účely.
Zpracovávání osobních údajů bez souhlasu
Osobní údaje může správce zpracovávat i bez udělení souhlasu, ale pouze za účelem:
poskytnutí služby či produktu (splnění smlouvy, přičemž smlouvu představuje i faktické využívání určité služby);
splnění právních povinností, které pro správce vyplývají z obecně závazných právních předpisů; či
zpracování, jež je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce (např. k přímému marketingu, zajištění bezpečnosti webových stránek správce).
Možnost a zákonnost takového zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a souhlas k tomuto zpracování není potřeba.
Zabezpečení osobních údajů
Veškeré osobní údaje, které správci poskytne zákazník nebo obchodní partner jsou zabezpečeny standardními postupy a technologiemi. Přijatá bezpečnostní opatření jsou pak pravidelně aktualizována. Za účelem lepšího zabezpečení osobních údajů v elektronické podobě je přístup k údajům chráněn heslem a osobní údaje v listinné podobě jsou vždy uloženy v uzamčených kancelářích.
Práva související se zpracováním osobních údajů
Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
Subjekt údajů má právo kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu je třeba provést podepsaným písemným oznámením zaslaným správci. Odvolání souhlasu nemá zpětné účinky a netýká se zpracování, které bylo učiněno na základě platného souhlasu až do momentu jeho odvolání.
Právo na přístup k osobním údajům
Subjekt údajů má právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány a má právo získat přístup ke zpracovávaným osobním údajům a k následujícím informacím:
účely zpracování;
kategorie dotčených osobních údajů;
příjemci nebo kategorie příjemců;
plánovaná doba, po kterou osobní údaje budou uloženy nebo kritéria pro stanovení této doby;
existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti zpracování;
právo podat stížnost u dozorového úřadu;
veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů;
skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování, o použitém postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování (v případě správce k automatizovanému rozhodování nedochází).
Správce poskytne subjektu údajů kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů je správce oprávněn účtovat přiměřené administrativní náklady.
Právo na opravu
Subjekt údajů má právo, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje subjektu údajů. S přihlédnutím k účelu zpracování má subjekt právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
Subjekt údajů má právo a správce osobních údajů má povinnost na vymazání osobních údajů subjektu údajů bez zbytečného odkladu, pokud je dán jeden z následujících důvodů:
osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly osobních údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti;
osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.
Právo na výmaz se v některých případech dle GDPR neuplatní, především, je-li zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva EU nebo členského státu, které se na správce vztahuje nebo pro určení, výkon a obhajobu právních nároků.
Právo na omezení zpracování
Subjekt údajů má právo na to, aby správce omezil zpracování osobních údajů v případě že:
subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.
Pokud bude zpracování omezeno, mohou být údaje, s výjimkou jejich uložení zpracovány pouze se souhlasem, nebo z důvodů určení, výkonu, obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu
Právo vznést námitku
Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů při zpracování nezbytného pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany. Správce po uplatnění námitky osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování.
Právo na přenositelnost údajů
Subjekt údajů má právo, aby správce předal osobní údaje subjektu údajů zpracovávané automatizovaně na základě jeho souhlasu jinému správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů má subjekt údajů právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky možné.
Automatizované rozhodování včetně profilování správce nevyužívá.
Způsob uplatnění práva subjektu údajů
Subjekt údajů uplatňuje svá práva kontaktováním správce na kontaktních údajích správce. Správce poskytuje informace písemně v listinné podobě, v případě uplatnění práva elektronicky odpoví správce na e-mailovou adresu.
Právo podat stížnost
Na činnost správce nebo příjemce osobních údajů můžete podat stížnost, a to písemně, mailem nebo telefonicky (viz kontaktní adresa správce) s označením, že jde o stížnost na správce nebo příjemce osobních údajů. Lhůta na vyřízení stížnosti správcem je 30 dnů.
Subjekt údajů je oprávněn podat stížnost rovněž u dozorového úřadu, tj. u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
